Як отримати трудову книжку: детальний посібник на 2026 рік

Трудова книжка, цей скромний зошит із печатками та підписами, роками супроводжував мільйони українців, фіксуючи кожен крок кар’єри, як вірний щоденник життя. Сьогодні, у 2026-му, коли дедлайн оцифрування наближається — 10 червня, — вона перетворюється на цифровий витяг, доступний за клік. Якщо ви шукаєте свою першу книжку, дублікат через втрату чи просто витяг з електронної версії, процес став простішим, ніж будь-коли. Головне — знати, куди звертатися: онлайн до Пенсійного фонду для витягу чи до останнього роботодавця для паперового дублікату.

Уявіть, як ваші 20 років стажу оживають на екрані смартфона, без черг і паперової тяганини. З понад 9 мільйонами оцифрованих книжок станом на кінець 2025-го, система ПФУ обробляє запити блискавично. Для початківців: увійдіть на portal.pfu.gov.ua, авторизуйтесь BankID чи КЕП — і витяг готовий за хвилини. А для тих, хто стикався з втратою, заява до кадровика останнього місця роботи розв’яже все за 15 днів.

Ця трансформація не просто бюрократія — це свобода від паперових клопотів, коли ваш стаж завжди під рукою, чи то для нової роботи, чи пенсії. Давайте розберемо кожен сценарій крок за кроком, з нюансами, які рятують час і нерви.

Електронна трудова книжка: ваш цифровий паспорт кар’єри

З 10 червня 2021 року електронна трудова книжка (ЕТК) стала реальністю, а паперовий формат — пережитком минулого. Роботодавці зобов’язані передавати дані до реєстру ПФУ, тож ваш стаж автоматично фіксується. Навіть записи до 2004-го можна додати через оцифрування чи документи. Це як хмара спогадів: безпечна, доступна з будь-якого пристрою.

Чому це революція? Бо витяг з ЕТК замінює паперову книжку скрізь — від HR до пенсійних виплат. За даними Пенсійного фонду України (pfu.gov.ua), сервіс обробив мільйони запитів, скоротивши час з днів до хвилин. Найголовніше: після 10 червня 2026-го паперова книжка втратить юридичну силу для стажу, якщо не оцифрована.

Покрокова інструкція: витяг з ЕТК онлайн

Забудьте про офіси — все в кабінеті на сайті ПФУ. Ось як це зробити:

1. Перейдіть на portal.pfu.gov.ua і увійдіть через BankID (Приват24, Монобанк), Дію чи КЕП.
2. Оберіть “Комунікації з ПФУ” → “Запит на отримання електронних документів”.
3. Вкажіть тип “Витяг з ЕТК”, погодьтесь на обробку даних — і відправте.
4. За 5–10 хвилин перевірте в “Мої звернення”: завантажте PDF з повним стажем.
5. Роздрукуйте чи покажіть цифрову версію — вона має повну силу.

Цей процес працює навіть за кордоном, якщо є інтернет. Якщо даних бракує, додайте скан книжки чи довідки — ПФУ перевірить. Тисячі українців вже так зробили, уникнувши стресу перед співбесідою чи оформленням допомоги.

Перша трудова книжка: як роботодавець стає вашим першим “хроністом”

Для новачків на ринку праці трудова книжка — це ритуал дорослішання. Перший роботодавець видає бланк і заповнює його протягом п’яти днів з прийому. Форма TK-картка чи класичний зошит, українською мовою, з печатками. Без неї стаж не фіксується, тож не ігноруйте.

Що пишуть? Дата прийому, посада, наказ. Якщо ФОП — ведіть самі, купивши бланк у книгарні чи Держпідприємництві. Пам’ятайте: працівник пред’являє книжку, але не віддає на зберігання — це ваша власність.

• Заява на прийом не обов’язкова, але фіксуйте все наказами.
• Перший запис: “Прийнятий на посаду… з такого-то числа”.
• Для неповнолітніх чи студентів — аналогічно, з акцентом на практику.

Такий старт задає тон: акуратні записи — запорука безболісної пенсії. Багато хто шкодує, що не перевірив перші записи, — вони лягають основою для всього життя.

Дублікат трудової книжки: рятувальна шлюпка при втраті

Втратили паспорт кар’єри? Кишеня порожня після переїзду чи повені? Не панікуйте — дублікат відновить все. Згідно з Інструкцією №58 Мін’юсту, звертайтеся до останнього роботодавця з заявою. Строк — 15 днів, з написом “Дублікат” на обкладинці червоного кольору.

Процес нагадує детектив: збираєте докази минулого. Роботодавець вносить підтверджений стаж з довідок, архівів чи судових рішень. Якщо книжка згоріла на роботі — той самий алгоритм.

Кроки для дублікату: від заяви до рук

1. Напишіть заяву: “Прошу видати дублікат через втрату/псування. Деталі: дата, обставини”. Додайте паспорт, ІПН.
2. Роботодавець видає наказ, заповнює бланк: спочатку загальний стаж до останньої роботи (графа 3), потім деталі.
3. Підтвердіть минуле: довідки з архівів ЦНАП, військомати, суди для “чорних дірок” у біографії.
4. Отримайте готове: з печатками, підписом кадровика.
5. Оцифруйте негайно — дедлайн 2026 не чекає.

Для тих, хто без роботи: останній роботодавець все одно відповідає. ФОП сам собі видає дублікат за правилами TK. За кордоном? Надішліть заяву поштою чи через представника, а витяг ЕТК візьміть онлайн.

Таблиця базується на Інструкції №58 та даних pfu.gov.ua. Вона спрощує вибір шляху, залежно від вашого статусу.

Трудова книжка після звільнення: день розставання з роботою

День звільнення — кульмінація: роботодавець видає книжку з останнім записом “Звільнений за п.1 ст.36 КЗпП” чи подібним. Затримка? Штраф 510–1700 грн. Якщо ви за кордоном, надішліть заяву — відправлять Новою Поштою чи Укрпоштою.

Нюанс: перевірте записи перед підписом. Помилка в формулюванні — привід для уточнення. Багато хто виходить з офісом, тримаючи в руках 30 років історії, і одразу оцифровує.

Особливості для ФОП, безробітних та українців за кордоном

ФОП — сам собі кадровик: ведіть TK з першого клієнта, дублікат — заявою до себе ж. Безробітні через центр зайнятості підтверджують стаж довідками 086, архівами. За кордоном ЕТК — рятівник: 9 з 10 українців там уже оцифрували, за статистикою ПФУ.

Приклад: Олена з Польщі втратила TK — витяг онлайн, дублікат замовили поштою. Швидко, без візиту.

Оцифрування паперової трудової: останній шанс до червня 2026

Час спливає: до 10 червня 2026-го завантажте скан на портал ПФУ. Роботодавці мусять для всіх працівників, ви — для своєї. Кроки: скануйте всі заповнені сторінки, увійдіть у кабінет, оберіть “Подати на оцифрування”, прикріпіть PDF/JPG.

Статистика вражає: 9+ млн сканів на грудень 2025, але мільйони ще в дорозі. Не зробите? Стаж підтвердите судом чи довідками — морока. Оцифруйте зараз: це інвестиція в безтурботну пенсію.

Зберігайте папір удома — як реліквію. Тепер ваш стаж у хмарі, готовий до будь-яких поворотів долі. Якщо сумніви — перевірте ЕТК онлайн, і вперед до нових горизонтів.

About the Author

Ярослав Стаценко

Administrator

Володимир — контент-менеджер блогу з 5-річним досвідом у створенні захопливого контенту. Експерт у digital-маркетингу, фанат технологій.

Visit Website View All Posts